Tömeges adatmódosítás, export-import funkció
|
A tömeges adatbetöltés és módosítás is az a export-import funkciókkal kezelhető. VERA rendszerben a Moderátor tudja elvégezni, saját MiniCRM rendszerben pedig csak az adminisztrátor jogosultságú munkatárs. Alább találsz ellenőrző listát, itt pedig a képernyő videót:
|
|
|
|
Érdemes elolvasni a részletes leírást is!
Magyarázatok Tömeges adatmódosító videóhoz (adatmódosító export-import)
Lépések export-import gyakorláshoz:
- Modul / Új adatlap mellett / Betöltés Fájl-ból menü
- Töltsd le a minta fájl-t.
- Ezen gyakorold az importálást.
- Info és képernyő fotók: https://www.minicrm.hu/help/hogyan-mukodik-az-adatbetoltes/
Feltételek, hogy egy importot lehessen törölni:
- az elmúlt 30 napban történt az import
- Az import maga már lejárt/befejeződött
Csak olyan adatlapokat lehet törölni, amelyek:
- nem voltak módosítva
- Nincsen rajtuk Teendő (se nyitott, se zárt)
- Nincsenek benne automatizmusban
- => ha nincs egyetlen egy ilyen Project sem, akkor a sor sem fog megjelenni. (Ez a szám a felületen a TÖRÖLHETŐ/Deletable oszlopban latható)
Tömeges adatmódosítás lépései:
https://www.minicrm.hu/help/hogyan-tudom-kimenteni-az-adatokat-minicrmbol/
- Szűréssel jelöld ki, hogy milyen adatokat, listát akarsz exportálni. Szűrés nélkül megkapod a teljes listát.
- Alatta jelöld ki, hogy milyen oszlopokat akarsz látni az EXCEL-ben. Ha nem jelölsz ki semmit, akkor egy hatalmas alap listát kapsz.
- Mentsd el a Szűrőt, nevezd el úgy, hogy később is megtaláld!
- Végezd el az exportot. 2 500 adatlap alatt .XLS formátumban kapod meg a fájlt, e felett .CSV-ben.
- Ha 25 000 adatlapnál többet szeretnél lementeni, akkor nem akadályozzuk a munkád a feldolgozással, hanem elküldjük email-ben, amikor végeztünk, és addig nyugodtan tudsz dolgozni.
- A fájlban a dátumok formátuma dátum lesz. A többi oszlop formátuma általános.
Nyisd meg az EXCEL-t, és módosítsd az adatokat.
Mit lehet módosítani? Melyek a leggyakoribb tömeges adatmódosítási igények?
- Tömegesen akarunk adatbázist javítani (Pl Vezeték - Keresztnév külön legyen, kisbetűk-nagybetűk, stb)
- Új adatmezőt akarunk tömegesen kitölteni (pl. Felelős: X Y / Ügyfél típusa: viszonteladó, stb,)
- Kilépéskor el akarjuk osztani a kilépő kolléga ügyfeleit (a MiniCRM csak EGY másik felelőst ajánl fel lekapcsoláskor)
- Duplikációkat akarunk törölni. Ennek a menete:
- Az EXCEL-ben a cégnév alapján rendezzük ABC sorrendet.
- A duplikációknál pakoljuk át az ELSŐ sorba az összes fontos adatot. Max 3 kapcsolattartó importálható!
- A többi sorban EGY mezőbe (pl cégnév / keresztnév) írjuk be: TÖRÖLNI
- NE töröld ki a sort az EXCEL-ből, mert attól még a MiniCRM-ben bent marad!
Importáláskor arra figyelj, hogy az "Adatlap: Azonosító" - mező bent legyen, mert ez alapján ismeri fel az adatlapot.
Egyben ez a feltétele, hogy pl email cím nélküli adatlapokat is fel tudj vinni.
Adatlapok tömeges törlése:
- A fenti módszerrel létrehoztunk egy listát, amit szűréssel tudunk kiemelni (Szűrési feltétel: Cégnév = TÖRÖLNI)
- A listát mentsd el, pl: TÖRÖLNI 2018.11.01.
- Ha a lista 100-200 adatlap alatti, akkor kézzel, egyenként ki lehet törölni, ez a leggyorsabb.
- Ha egy nagyobb lista jön létre, akkor a MiniCRM technikai csapatát is meg lehet kérni, hogy töröljék (help@minicrm.hu). Ezt aktív ügyfeleknek díjmentesen elvégzik, kb egy-két munkanap alatt.