3.2. Idővonal használata

Mit kell megterveznünk?

Az előző fejezetben vett példából kiindulva a kérdés, hogy mit kell megterveznünk?

Képzeld el a 300 milliós éves forgalmat bonyolító elektronikai termékeket forgalmazó üzletet, amiben 2 bolt van, és a tulajdonos napi szinten már nem vesz részt a munkában, viszont ellenőriznie kell a tervek megvalósulását.

Hogyan történik ez a gyakorlatban?

Valószínűleg az ügyvezető hetente küld neki riportot, amiben szerepelnek a heti eredmények, a legfontosabb mérőszámok, valószínűleg lesz benne néhány grafikon az áru forgási sebességéről, a költségek és a bevétel alakulásáról, és szöveges értékelés során is beszámol az ügyvezető a hét eseményeiről. Ezeket havi, bővebb riportok követik, és várhatóan negyedévente, félévente egy nagyobb megbeszélés keretében egyeztetnek a cég helyzetéről.

A kérdés:

Honnan és hogyan jön az adat, amiről a tulajdonos tudja, hogy pontosan a valóságot tükrözi és nincs "kozmetikázva" az eredmény?

Onnan tudja, hogy az adatokat egy olyan rendszer szolgáltatja, amit nem az ügyvezető tölt, hanem a napi működés során felmerült adatokból épül fel (számlázás, árumozgás, rendelések rögzítése, kimenő, bejövő számlák rögzítése stb.). Tehát ebben a cégben garantáltan lennie kell egy rendszernek, ami minden mozgást rögzít, és ebből nyeri a tulajdonos az adatokat. Ezt a rendszert úgy hívják, hogy Vállalatirányítási Rendszer, vagy más néven ERP rendszer (az angol "Enterprise Resource Planning" szóból fakad).

Tehát, ha tudjuk, hogy a cégünkben 5 év múlva működik egy ERP rendszer, de ma ennek még nyoma sincs, akkor a kettő közötti utat meg kell tervezni.

Hogyan lehet ezt megtervezni?

Készíteni kell minden egyes fejlesztésre egy idővonalat. Ha ezen az idővonalon megtervezem a fejlesztés ütemét és ezt elvégzem minden egyes fejlesztést igénylő területen, ezeket egymás alá rakom, akkor kapok egy feladatlistát, ami tartalmazza, hogy melyik időszakban mit kell csinálnom.

Nézzük ezt az ERP rendszer fejlesztése esetén, és kezdjük a tényekkel:

Cégvezetőnk tudja, hogy 5 év múlva működnie kell egy ERP rendszernek, aminek ma nyoma sincs, és azt is tudja, hogy elképzelése sincs, hogyan kell egy ilyet megtervezni.

Az idővonalunk első lépésben így fog kinézni:

Miután március első hetében cégvezetőnk az interneten kutakodott, illetve megkeresett néhány cégvezetőt, akinek a cégében működik ERP rendszer, megtudta a következőket:

• Az ERP rendszer bevezetését külsős cég végzi, aminek az ideje 6-12 hónap. Tehát a rendszer működése előtt legalább 6 hónappal el kell kezdeni a telepítést.

• Az ERP rendszer bevezetése során egy minden tekintetben részletes, a végletekig precíz kézikönyvet kell készíteni arról, hogyan fog működni a rendszer. Pl. részletesen taglalni kell, hogyan, ki milyen mezőket tölt ki számla készítésnél, az ügyfél adatai – ha már korábban vásárolt – hogyan kerülnek be egy kattintással a "Vevő" mezőbe, hogyan kell felvinni a termék adatokat, hogyan kezeli a rendszer a kedvezményeket, milyen adatot lát, és milyen adatot nem lát az adminisztrátor a számlák felvitelénél, ezekből milyen adatokat, milyen összesítésben, milyen formában fog látni az irodavezető. Részletesen tartalmazza, hogyan épül fel a kezelőfelület stb. Egy ilyen kézikönyv adatainak elkészítése az ERP rendszert megelőző, TERVEZETT fejlesztésekkel párhuzamosan készülnek.

• A bevezetés megkezdése előtt legalább 3-6 hónapig úgy kell tesztelni a rendszert, mintha az ERP rendszer már működne, de ebben az időszakban Excel táblákban, egyszerűbb szoftverekben kezelik az adatokat.

• A jól működő rendszert évek során fejlesztett, egyszerűbb rendszerek eredményeképpen lehet bevezetni, azaz pl az ERP rendszer pénzügyi része úgy készül el, hogy a legutolsó, nagyon összetett Excel táblát megelőzi egy egyszerűbb, de szintén összetett Excel tábla, aminek előde egy még egyszerűbb Excel tábla és így haladva visszafelé a legelső lépés egy egyszerű Excel tábla, amiben az akkor nélkülözhetetlen adatok már úgy vannak rögzítve, ahogy az az évek múlva elkészülő ERP rendszerben is használva lesz. Pl. az ügyfél adatait pont úgy viszik fel, mint ahogy az ERP rendszerben használni fogják (pl. vezetéknév és keresztnév külön mezőben), mert ha nem így tesznek, akkor később évekre visszamenőleg manuálisan kell ezt újra adminisztrálni.

• Az ERP rendszert össze lehet kötni a későbbi weboldallal, de ehhez ún. A.P.I. csatlakozó kell a weboldalra, amivel már most rendelkeznie kell az oldalnak. Ugyan ma még nem fogják használni, de ha a most készülő új oldalra nem rakják rá, akkor később egy vadonatúj weboldalt kell készíttetni.

​Ezek alapján a cégvezető elkészíti az idővonalat a cége leendő ERP rendszeréhez, ami a pénzügyi modul fejlesztését tartalmazza (a többit másik idővonalban tervezi meg).

Az idővonal a fentiek alapján így bővül ki:

Ezt a fajta idővonal tervezést minden olyan területen el kell végezni, ami a céged fejlesztése szempontjából fontos.

Ha ezt elvégezted, és az idővonalakat egymás alá rendezed, akkor fogsz kapni egy feladatlistát, ami szinte hétről hétre meghatározza céged fejlesztésének ütemét. Ez az a fejlesztési terv, amit a következő időszakban figyelned kell, és ez az a kontrollpont, ami segít abban, hogy a céged fejlesztése tervszerű, mérhető és kontrollálható legyen.

Ha ezt a tervezést kiegészíted azzal az 5 területtel, amiről korábban már beszéltünk (marketingértékesítés, szervezetrendszer, menedzsment, pénzügy-kontrolling, stratégia), és minden idővonalhoz készítesz egy maximum 1 oldalas rövid leírást a teendőkről, akkor egy olyan üzleti tervet készítettél, amivel sok esetben még egy középvállalkozás sem rendelkezik (tipikusan az a középvállalkozás, ami éppen zuhanórepülésben van).

Csak egy apró gondolat:

Az elmúlt évek során több száz, de talán ezres nagyságrendű vállalkozást láttam közelről. Egy kezemen meg tudom számolni, mennyinek volt BÁRMILYEN üzleti terve. Nagyjából ezek a cégek azok, amik a válság időszakában is fejlődnek.

Ezzel szemben mutass egy multi céget, aminek nincs ilyen üzleti terve?

Talán lehet, hogy van összefüggés a tervezés és a fejlődés között?

A válasz egyértelműen az, hogy IGEN!

Ha tervezel (akár a legegyszerűbb módon is), megsokszorozod az esélyét annak, hogy fejlődni tudj.

Ha nem tervezel, csak és kizárólag a véletlen műve, ha fejlődsz (a véletlen pedig inkább a lottóban jön jól, és nem a cégvezetésben)...