2.2. Egy sikeresen működő cég alapjai

Marketing

Egy sikeresen működő cégnek jól összehangolt és minden egyes lépésnél pontosan mérhető marketing- és értékesítési rendszere van. Ez biztosítja a cég számára a folyamatos és egyre növekvő bevételt.

Önmagában viszont egy jól megtervezett marketing- és értékesítési rendszer kevés ahhoz, hogy a cég sikeres legyen.

Sok cég folyamatosan fejlődő forgalom mellett ment tönkre, mert képtelenek voltak ellenőrzésük alatt tartani a folyamatokat. Nem tudták mérni a termékcsoportok profittermelő képességét, nem tudták követni a költségek alakulását, nem tudták a termelést, vagy éppen a raktározást a forgalomhoz igazítani, aminek eredményeképpen a költségek radikálisan megugranak.

És ha nincs jól működő pénzügyi és kontrolling rendszere (márpedig nincs, hiszen emiatt nem tudja tervezni a termelést, illetve a költségeket), akkor garantáltan el fog csúszni a cash flow (a cégben levő pénzáramlás) úgy, hogy a cégvezetés nem is tud róla és csak akkor fogja érzékelni, amikor a cégből a tőke elfolyt.

Éppen ezért a sikeres vállalkozás felé vezető úton csak az első lépés a hatékony marketing és értékesítés. Annak érdekében, hogy a cég tulajdonosi köre mentesüljön a napi feladatok alól, és be tudja tölteni tulajdonosi feladatkörét, további területeken kell megvalósítania a hatékonyan működő rendszert.
 

Menedzsment

A jól működő marketing és értékesítési rendszer egyik hozadéka, hogy megugrik a munkaterhelés. Ekkor kézenfekvőnek tűnik, hogy a vállalkozásnak bővülnie kell, és újabb munkaerőt kell felvenni, amivel gyorsan el tud szabadulni a cég költségoldala.

Bármi, amit bármilyen módon gépre lehet bízni, soha ne bízd emberre! 

A gép mindig sokkal gyorsabb, 100%-ban precíz, nem hibázik, nem mond fel, nem lesz szerelmes, nem sértődik meg, nem kel bal lábbal, nem követel fizetésemelést és sokkal (SOKKAL!) olcsóbb, mint egy ember

Egy jól szervezett vállalkozás nagyon hatékonyan bánik az erőforrásokkal, főleg az élő munkával, aminek a költsége a legmagasabb. Ennek okán egy sikeresen működő cég először azt nézi meg, hogy nem lehet-e a munkafolyamatokon gyorsítani, egyszerűsíteni, illetve lehet-e a hatékonyságot javítani, és ha ezek nem lehetségesek, csak akkor bővíti a szervezetet új munkatárssal.

Egy sikeres cégben mindenkinek pontosan meghatározott feladatköre, jogköre és felelősségi köre van. Bármikor bármilyen probléma adódik, minden esetben egyértelmű a felelős személye.

Gyakori hiba, hogy a vezetőség a napi munkaterhelés enyhítésére úgy vesz fel új munkatársat, hogy a feladatkörök nincsenek pontosan meghatározva, nem ismeretes a felelősségi kör, illetve a munkatárs jogköre.

Általában ezeknél a cégeknél a vezetőség úgy érzi, hogy a folyamatok összetettsége miatt nem lehet pontosan kialakítani és definiálni a folyamatokat, éppen ezért meg sem próbálja, aminek eredménye az alacsony hatékonyságú működés.

Az ebbe a környezetbe felvett új munkatárs hatékonysága garantáltan alacsony lesz, ami a megnövekedett költségek révén azonnal rontja a cég eredményességét.

III. lépés:

Akár az egyszemélyes cégek esetében is, de ki kell dolgozni és pontosan meg kell határozni a feladatköröket, jogköröket, felelősségi köröket. A munkafolyamatokat ábrázold folyamatábrán, még akkor is, ha a saját munkádról van szó, hiszen csak úgy leszel képes ezt később átadni, ha az új munkatársat képes vagy betanítani, és meghatározni feladatát.

Határozz meg munkafolyamatokat és a hozzájuk tartozó időt, illetve feltételeket is.

Példa: Raktárkészlet optimalizálása:

Minden egyes termék esetében határozd meg a forgalom és a rendelési idő alapján a minimum és maximum készletértéket. Ezt a termék raktározására szolgáló polcon jól láthatóan tüntesd fel. Jelöld ki a munkatársadat, akinek az a feladata, hogy mindennap nyitás előtt fél órával végig megy a raktárban, ellenőrzi a készletet, és amiből kevesebb van, mint a minimum készlet, abból rendeljen úgy, hogy feltölti a maximum készletértékre.

Megjegyzés: Ennek kezelését könnyedén lehet automatizálni úgy, hogy emberi erőforrást sem igényel. Egy pontosan vezetett raktárkezelő programba be lehet állítani a minimum és maximum készletértéket, így a munkatárs minden reggel láthatja, hogy melyik termékből és mennyit kell rendelni.

Példa: Minden munkatársnak (magadnak is) készíts munkaköri leírást, amiben pontosan fel van tüntetve a felelősség, feladat és jogkör. Innentől kezdve bármikor valamilyen hiba történik, a hiba kijavítása után az első feladat, hogy megkeresd a felelőst. Ha a felelős nem határozható meg egyértelműen, akkor bővíteni, vagy finomhangolni kell a munkaköri leírást úgy, hogy a jövőben hasonló hiba ne fordulhasson elő. Csak így biztosítható egy sikeresen működő cég életében az ügyfelek elégedettségének szinten tartása, illetve javítása.

Talán tudod, hogy évekkel ezelőtt egy nagy volumenű hifis céget vezettem és nem volt vállalatirányítási rendszerünk. Ott azt csináltuk, hogy A4 lapokra ráírtuk a termék típusszámát, a minimum és maximum készlet mennyiséget, a céget, akitől rendeljük, illetve a rendelésért felelős munkatárs nevét. A lap tetejére pedig hatalmas betűkkel: Ha ezt a lapot látod, vidd oda ...-nak (a rendelésért felelős munkatárs).

Nálunk az áru minden esetben egymásra volt rakva, azaz mondjuk egymáson volt 10 db autórádió. Ha az adott termékből a minimum készlet 3 db volt, akkor a 3. darabra ráraktuk ezt a lapot és arra raktuk rá a 4. rádiót.

Azaz ha valaki levette a polcról a 4. rádiót, akkor meglátta a lapot és tudta, hogy oda kell vinnie a rendelésért felelős munkatársnak. Ő kézbe vette, látta, hogy milyen termékről van szó, látta, hogy mi a max készlet és annyi darabot rendelt, hogy a készlet maximális legyen.

Amikor a termékek megjöttek, a rendelésért felelős munkatárs pakolt be a raktárba és ezeket a lapokat újra elhelyezte. Automata, ellenőrizhető, egyszerű, működik...

Egy sikeresen működő cégben a folyamatok menedzselését egy operatív vezető végzi.

Amennyiben ez maga a tulajdonos, akkor törekedni kell arra, hogy a vállalkozás olyan szintre fejlődjön, ahol már külön operatív vezetőt tud kinevezni. Ennek oka, hogy a folyamatok menedzselése és azok javítása teljes odafigyelést igényel.

Egyetlen vezető sem fog tudni helytállni, ha ezen túl további teljes figyelmet igénylő munkát végez. Így ha jelenleg a cégedben Te vagy felelős az operatív vezetésért és a folyamatok menedzseléséért és emellett számos más feladatod is van, akkor egy operatív vezető alkalmazásától óriási fellendülést várhatsz.

Ennek eredményeképpen a költségek csökkenése, a munkatársak teljesítményének növekedése, az ügyfelek elégedettségének javulása, a pénzügyi nyomás csökkenése várható mindamellett, hogy a tulajdonosról egy óriási teher esik le. Ennek megvalósítása viszont elképzelhetetlen, ha a rendszer alapjainak lefektetése korábban nem valósult meg.
 

Szervezet – Rendszer

Egy jó cégvezető a vállalkozására úgy tekint, mint egy élő szervezetre. Egy élő szervezetben mindennek megvan a maga feladata, és az egyes részek összehangolása fogja adni a szervezet teljesítményét.

Az induló vállalkozások nagy része néhány fővel indul. Ez viszont veszélyes állapot. A feladatokat nem lehet megfelelően delegálni. A munkakörök, felelősségi körök összemosódnak. A cégvezetőnek törekedni kell arra, hogy minél hamarabb túlnőjön ezen az időszakon a cég, és addig kell fejleszteni a céget, amíg a feladatköröket, jogköröket és felelősségi köröket nem lehet pontosan szétválasztani.

Ebben az esetben a legkönnyebb olyan munkatársat találni, aki kifejezetten alkalmas arra a posztra, amire felvették.

Amikor a cég ebben az átmeneti helyzetben van, akkor viszont olyan munkaerőt kell felvenni, aki a későbbi fejlődést követően adott területen képes lesz vezetővé válni. Ennek megtervezése stratégiai tervezés nélkül elképzelhetetlen.

Amennyiben megtaláltuk a megfelelő munkatársat a megfelelő területre, kiváló cégvezetőként gondoskodnunk kell a munkatárs feladatainak pontos meghatározásáról, illetve a munkatárs motiválásáról.

Egyetlen cég sem fog hosszú távon fejlődni, ahol nincsen minden részletre kiterjedő, pontos munkaköri leírás, illetve a folyamatok nincsenek definiálva.

A jól működő szervezet fontos ismérve továbbá a megfelelő információáramlás. A jó cégvezető hetente tart a cégében megbeszélést, ahol a munkatársak beszámolnak múlt heti teljesítményükről, elmondják problémáikat és tájékoztatják a vezetőt a következő napokban esedékes feladataikról.

Ezen túl a vezetők értékelik a munkatársak munkáját, elmondják, milyen problémákat láttak, megbeszélik annak jövőbeni kezelését, és kitűzik arra a hétre vonatkozó célokat.

A jól működő szervezetben nincsenek egyre fokozódó konfliktusok, egymással együtt dolgozni képtelen munkatársak. Egy jól működő szervezet csak a saját feladatkörüket kiválóan ellátó munkatársakból áll, akik motiváltak és lojálisak.
 

Pénzügy – Kontrolling

A cég pénzügyeinek, illetve általában a cég működésének kontrollingja nélkül elképzelhetetlen egy sikeresen fejlődő vállalkozás.

Egyetlen cég sem képes hosszú távon fejlődni úgy, hogy a pénzmozgások, illetve a folyamatok nem átláthatóak, nem nyomon követhetőek, és nem számon kérhetőek.

A vállalkozás indulásának pillanatától kezdve ki kell alakítani a kontrolling rendszert. Ez első időben várhatóan egy Excel táblában valósul meg, ami később kibővül egyre fejlettebb szűrési lehetőségekkel, viszont ahogy a cég fejlődik, úgy kell fejlődnie a kontrolling rendszernek is.

Egy sikeresen működő vállalkozásnak rendelkeznie kell pénzügyi nyilvántartó rendszerrel, amiből egyértelműen látszik, hogy melyik termékkategóriákkal keressük a pénzt, és mik azok a termékek, amik veszteséget termelnek. Pontosan ismernünk kell, hogy a kiadásaink miből tevődnek össze. Folyamatosan kontroll alatt kell tartanunk mind a fix-, mind a változó költségeket.

A cég növekedése együtt jár a folyamatok bonyolultságának fokozódásával. A kontrolling rendszernek folyamatosan nyomon kell tudni követni ezeket.

A cég indulásakor ezt a cégvezető alakítja ki, és elegendő, ha a legfontosabb információk a rendelkezésére állnak. Ezt elkészíteni egyszerű, hiszen a folyamatok könnyedén átláthatóak.

A cég növekedésével ezt a rendszert tovább kell fejleszteni, és ha eljön az idő, amikor a cégvezetőnek már túl sok energiájába kerül ezt naprakészen tartani, akkor át kell adni egy asszisztensnek, vagy pénzügyi vezetőnek, aki képes a pénzügyi rendszert tovább fejleszteni, és naprakészen tartani azt.

Ebből a vezető hetente vagy havonta kimutatást kap, amiből világosan látszik, hogy a cég milyen eredménnyel zárta az adott időszakot, milyen termékkörök hogyan teljesítettek, illetve az előre meghatározott tervekhez képest a vállalkozás milyen eredményt produkált.

A kontrolling alapja az ellenőrzés, viszont egy fejlődő vállalkozás ellenőrzése elképzelhetetlen tervszámok nélkül. A tervszámok felállítása a vezetőség céljainak összehangolásából, illetve korábbi tapasztalatokból fakad.

A fejlődő vállalkozás elképzelhetetlen tervek nélkül, viszont a jó tervekhez elengedhetetlen a korábbi időszak pontos ismerete.

Tehát jól látható, hogy a sikeres tervezés alapja a jó kontrolling rendszer, ami képes megmutatni, hogy az elmúlt időszakban a cég egyes területei hogyan teljesítettek, és azoknak mi volt az oka.

Ezen információk birtokában már könnyen lehet tervezni a jövőt, hiszen egyértelmű a fejlődés lehetősége, és könnyedén lehet megbecsülni a fejlődésből származó eredményesség mértékét is.

A jó vezető felállít hosszú és rövid távú terveket is, amik megvalósulását a kontrolling mutatja.

Hosszú távú (tipikusan legalább 5 év) tervek nélkül nem lehet meghatározni a rövid távú terveket, amiket pedig nem lehet részfeladatokra felosztani. Egy jó cégvezető legalább 5 évre előre látja vállalkozásának fejlődési irányát és ez alapján határozza meg rövid távú terveit, illetve ebből készíti el a feladatlistákat, amiknek megvalósulását a kontrolling rendszeren keresztül ellenőrzi.
 

Stratégia

A stratégia kialakítása a sikeresen fejlődő vállalkozás kiinduló- és végpontja is. Már az induláskor meg kell határozni a cég stratégiáját, amiből könnyen lehet levezetni a hosszú és rövid távú terveket.

Egy vállalkozás vagy fejlődik vagy hanyatlik, stagnálás NINCS. Egy cégben hiába valósul meg minden más, és hiába van jól működő kontrolling rendszer, menedzsment, szervezet és értékesítési rendszer.

Ha nincs egy stratégia, ami meghatározza a fejlődés irányát, akkor a vállalkozás megáll a fejlődésben, ami azonnali hanyatlást jelent úgy, hogy a cég vezetősége valószínűleg ezt nem is érzékeli.

Minden vállalkozásnak (induló-, illetve 1-2 fős vállalkozásnak is) rendelkeznie kell 1-2 éves, illetve 5-8 éves stratégiai tervvel.

Ez a stratégiai terv a következőket mindenképpen tartalmazza:

• szervezetfejlesztési terv: Hogyan, mikor, milyen munkatársat veszünk fel, neki mi lesz a feladata, és milyen munkakörökben kell helytállnia a felvétel pillanatában, illetve későbbiekben.

• pénzügyi terv: Tartalmazza a cég pénzügyeinek alakulását, ami összhangban van a fejlesztési tervvel, hiszen fel kell készülni a fejlesztéssel járó extra kiadásokra, illetve a fejlesztés után várható fix költségnövekedéssel. A pénzügyi terv kalkulációja ezek mellett tartalmazza a bevétel alakulását, annak összetételét, illetve a kiadások alakulását, annak összetételét.

• marketingterv: A marketingterv összhangban van a cég fejlesztési tervével, és csak olyan mértékű vásárlásnövekedéssel kalkulál, amit az adott szervezet még elbír, de hozzájárul ahhoz, hogy a pénzügyi tervek megvalósuljanak. A marketingterv tartalmazza az egyes akciók beindítását, a marketingrendszer fejlesztését, a termékstruktúrák kialakítását, az értékesítés folyamatát, és tartalmazza az értékesítési rendszerrel szemben támasztott elvárásokat (pl. konverziós mutatók).

• megvalósítási terv: Amelyben pedig az összes többi részegység koordinációja valósul meg. Vagyis tartalmazza ezeket az összefüggéseket, ezáltal egy pontos ütemtervet adva a feladatok elvégzésére. Így lehet előre egy évre tudni minden hétnek a feladatát.

Összefoglalva:

Jól látható, hogy egy vállalkozás fejlődése elképzelhetetlen hosszú távú, rövid távú tervek nélkül, hiszen csak ezekből lehet meghatározni az éppen aktuális fejlesztések irányát (weboldalfejlesztés, marketingrendszer fejlesztés, termékstruktúra fejlesztés, új munkatárs felvétele stb.).

Ezek megvalósulásának figyelése szintén fontos kritériuma a hosszú távon fejlődni képes vállalkozásnak. Ennek ellenőrzésére kell kontrolling rendszert építeni, amiből származó eredmények nagymértékben járulnak hozzá a hosszú és rövid távú tervek finomhangolásához.